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職務說明:
薪資平均範圍:
薪資職能報告
工作年資 1年以下 1~3年 3~5年 5~7年 7年以上
平均薪資 年資1年以下 : $30,418 年資1~3年 : $33,233 年資3~5年 : $37,164 年資5~7年 : $39,125 年資7年以上 : $43,792
  1. 辦公設備的使用,公文和信函的處理,相關文件、信件的起草
  2. 有關業務事項的聯繫、事務處理、相關檔案管理
  3. 來訪接待,處理各方面的查詢事項
  4. 會議、會談的安排,並作相關記錄
主題:

突發性事件處理

我是一家貿易公司的秘書,也許是公司屬性的關係,讓我覺得秘書工作的最大特點就是突發性事件多。

有一次,我們老闆約好一個重要的客戶下午三點鐘見面,可是他在兩點半的時候沒跟任何人打招呼,就一個人開車出去了。……(我們老闆常幹這種事,常會忘了他跟人有約,就突然又去忙其他事)。客戶馬上就要到了,找副總也找不著。秘書應該怎麼辦?我一方面傳簡訊給我老闆,告訴他這件事,請他盡快回來。另一方面我請客人先座下,並端上荼具及點心,泡上一壺好荼請他品嚐,並詳細介紹這壺好荼的來歷及說明點心的優點所在,陪他開心的聊荼經及吃點心。我老闆過了快一個小時才回到公司,但他看到客人還滿懷笑臉的跟他打招呼。就用滿意的眼神看了我一眼,然後就跟客人談事去了。

又有一次,我們老闆隔天下午要去高雄洽公,但在中午他還要在台北的飯店宴請一個大陸來的客戶。我們老闆與客戶吃完午飯後,馬上就要去台北車站,搭乘高鐵在下午三點之前趕到高雄,因為晚上要宴請當地幾個重要客戶。本來行程已經夠緊湊的了。結果第二天意想不到的事是發生了:我們老闆與客人吃飯時一聊開了,就把時間給忘了,直到兩點鐘才從飯店出來。他一看手錶,說忘記了時間,問在飯店外等候的司機,去高雄下一趟高鐵最早是幾點?司機也說不清楚,我們老闆也有些不耐煩,於是司機馬上打電話給我。不到一分鐘,我就用簡訊將今下午台北車站開出往高雄的所有高鐵列車的開車時間發了過去給我老闆,因為我早就預計到了這種情況可能出現,所以昨天就提前做好了準備。當時我老闆很驚訝,但也很滿意。

所以,作為秘書,就應該辦事慎密,能將工作中可能出現的各種意外狀況考慮在內了。

不過,在日常工作中出現這種意外情況並不多,你準備好幾十次列車時刻表也許只有一兩次能用得上,所以,有些秘書可能會認為這麼做是多餘的。但是,像我曾面對的這種情況,會在什麼時候發生誰也不知道。所以,對於秘書來說,那種認為以前沒有發生過、以後也決不會發生的想法是不負責任的。如果辦事慎密,留有餘地,結果往往會出乎你自己的意料。如果你養成了這麼一種辦事習慣,上司和同事就會對你有另一種看法:你是一種辦事穩重,可以值得信賴的人!
突發性事件處理
職務類別:秘書   職稱:秘書   相關職缺:貿易代理商  秘書
我是一家貿易公司的秘書,也許是公司屬性的關係,讓我覺得秘書工作的最大特點就是突發性事件多。

有一次,我們老闆約好一個重要的客戶下午三點鐘見面,可是他在兩點半的時候沒跟任何人打招呼,就一個人開車出去了。……(我們老闆常幹這種事,常會忘了他跟人有約,就突然又去忙其他事)。客戶馬上就要到了,找副總也找不著。秘書應該怎麼辦?我一方面傳簡訊給我老闆,告訴他這件事,請他盡快回來。另一方面我請客人先座下,並端上荼具及點心,泡上一壺好荼請他品嚐,並詳細介紹這壺好荼的來歷及說明點心的優點所在,陪他開心的聊荼經及吃點心。我老闆過了快一個小時才回到公司,但他看到客人還滿懷笑臉的跟他打招呼。就用滿意的眼神看了我一眼,然後就跟客人談事去了。

又有一次,我們老闆隔天下午要去高雄洽公,但在中午他還要在台北的飯店宴請一個大陸來的客戶。我們老闆與客戶吃完午飯後,馬上就要去台北車站,搭乘高鐵在下午三點之前趕到高雄,因為晚上要宴請當地幾個重要客戶。本來行程已經夠緊湊的了。結果第二天意想不到的事是發生了:我們老闆與客人吃飯時一聊開了,就把時間給忘了,直到兩點鐘才從飯店出來。他一看手錶,說忘記了時間,問在飯店外等候的司機,去高雄下一趟高鐵最早是幾點?司機也說不清楚,我們老闆也有些不耐煩,於是司機馬上打電話給我。不到一分鐘,我就用簡訊將今下午台北車站開出往高雄的所有高鐵列車的開車時間發了過去給我老闆,因為我早就預計到了這種情況可能出現,所以昨天就提前做好了準備。當時我老闆很驚訝,但也很滿意。

所以,作為秘書,就應該辦事慎密,能將工作中可能出現的各種意外狀況考慮在內了。

不過,在日常工作中出現這種意外情況並不多,你準備好幾十次列車時刻表也許只有一兩次能用得上,所以,有些秘書可能會認為這麼做是多餘的。但是,像我曾面對的這種情況,會在什麼時候發生誰也不知道。所以,對於秘書來說,那種認為以前沒有發生過、以後也決不會發生的想法是不負責任的。如果辦事慎密,留有餘地,結果往往會出乎你自己的意料。如果你養成了這麼一種辦事習慣,上司和同事就會對你有另一種看法:你是一種辦事穩重,可以值得信賴的人!
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